Coordinador administrativo

MISIÓN

MdM ha estado operando en Ucrania desde agosto de 2015 y actualmente está implementando un programa de recuperación y respuesta de emergencia en la parte oriental de Ucrania (oblast de Lugansk, áreas controladas por el gobierno y no gubernamentales – GCA y NGCA). El programa se implementa en torno a tres componentes principales: prestación directa de servicios a través de unidades móviles multidisciplinarias (que incluyen APS, SSR, MHPSS y apoyo a sobrevivientes de VG); fortalecimiento del sistema de salud local (con un enfoque específico en APS, SSR, MHPSS y VBG) a través del desarrollo de capacidades del personal sanitario y no sanitario, sensibilización y promoción; apoyo al sistema de salud en respuesta a las pandemias de COVID-19 en el este de Ucrania.

El Coordinador Administrativo está a cargo de la gestión general de RR.HH. y de los aspectos financieros, contables, presupuestarios, administrativos y legales de los proyectos con el fin de garantizar procedimientos rigurosos y transparentes y cumplir con los objetivos de la misión y respetar las directrices de MdM y donantes. . 

ALCANCE GEOGRÁFICO DE INTERVENCIÓN

El Coordinador Administrativo tiene su sede en Kiev y realiza visitas periódicas a Severodonetsk, Bakhmut y ubicaciones sobre el terreno.

ORGANIGRAMA

El Coordinador Administrativo reportará al Coordinador General.

FUNCIONES DE ADMINISTRADOR

Bajo la supervisión directa del Coordinador General, el Coordinador Administrativo está a cargo de la gestión general de RR.HH. y de los aspectos financieros, contables, presupuestarios, administrativos y legales de los proyectos con el fin de garantizar procedimientos rigurosos y transparentes y cumplir con los objetivos de la misión y respetar las directrices de MdM y de los donantes. 

Estará particularmente involucrado en la organización del departamento administrativo, la implementación de la contabilidad y el apoyo al proyecto operativo.

El Coordinador Administrativo trabaja en estrecha colaboración con los asesores técnicos de la Sede.

Planificación y seguimiento contable-presupuestario

Es responsable de la contabilidad, planificación presupuestaria y seguimiento de los programas implementados.

Desarrolla e implementa los procedimientos administrativos y las pautas y se asegura de que esté actualizado con la evolución de MDM y las regulaciones de los donantes.

– Mejorar y adaptar los sistemas contables y de seguimiento financiero en línea con las herramientas y procedimientos de MdM España y MdM Alemania, siendo el principal punto focal para los interventores financieros y contables a nivel de Sede.

Gestión de efectivo y solicitudes de fondos mensuales:

Es responsable de la provisión de efectivo entre los diferentes programas / bases.

Organiza y supervisa todos los aspectos del flujo de efectivo, incluida la seguridad del efectivo, garantiza una separación suficiente de responsabilidades y un nivel de control sobre las transacciones.

Supervisión de la contabilidad y el pago de facturas y prestaciones.

Responsable de la contabilidad de todos los sitios: calidad de los documentos, respeto de los procedimientos, contabilidad y asignación de donantes. Coordina el cierre de la contabilidad mensual y los vínculos con el departamento financiero de la sede.

Supervisa el archivo de los documentos contables en el campo y su transmisión a la sede.

Asegura la preparación de la auditoría interna o externa

Seguimiento presupuestario

Elabora presupuestos anuales y de donantes en coordinación con el equipo.

Supervisa el consumo presupuestario general con respecto a las limitaciones de los donantes, crea y actualiza periódicamente la junta de asignación.

Se comunica con el controlador financiero en la sede y los coordinadores sobre el seguimiento del presupuesto

Identificación y análisis de cualquier discrepancia.

Prepara informes financieros para donantes

Financiamiento y donantes

Asegura cuando sea necesario y por delegación del Coordinador General la representación de MdM en discusiones con donantes

A cargo del proceso de debida diligencia con donantes para aspectos relacionados con RRHH / contabilidad / finanzas / auditoría

Garantiza el seguimiento adecuado del plan de financiación actual, así como los compromisos de MdM con los donantes.

En coordinación con el Coordinador General, negocia elementos financieros y prepara respuestas a obligaciones contractuales fijadas por donantes y contraparte.

Administración de recursos humanos

Gestión administrativa del personal nacional:

Implementa la política de RR.HH. en relación con el contexto: mantiene actualizada la normativa interna y las Condiciones de Empleo, en el respeto de la legislación laboral y fiscal local.

Supervisar la actualización de la base de datos para el pago de salario mensual

Asegura la aplicación de las reglas MDM para el personal nacional (trámites administrativos, proceso de selección, contratos, constitución de expedientes individuales, briefing de nuevos empleados, confidencialidad de la información de RRHH…)

Asegura que los procedimientos generales de administración de recursos humanos estén en su lugar

Coordina y valida los procesos de contratación del personal nacional

¿Es la garantía de la implementación de las políticas salariales y de tasación de MdM?

Comparte y compara con otras ONG condiciones de empleo y reglas

Dirige el proceso de revisión del personal y la actualización del organigrama de la misión

Gestión administrativa del personal expatriado:

Apoyar la redacción y / o revisión de perfiles laborales validados por el coordinador técnico cuando sea necesario

Asegura la aplicación de la legislación local sobre el personal expatriado (visa).

Participa en la definición de normas de vida y condiciones laborales.

Supervisa la constitución de archivos individuales.

Realiza sesiones informativas de llegada y salida sobre los aspectos administrativos y contractuales.

Supervisa el pago de perdiem mensual para expatriados

Seguimiento de aspectos administrativos para expatriados con HQ: modificación de pasajes aéreos cuando sea necesario, etc.

Gestión de equipos

Recluta, supervisa y capacita al personal administrativo

Proporciona evaluación periódica al equipo bajo su responsabilidad.

Apoyar a los coordinadores y al personal de campo para cualquier problema administrativo, de recursos humanos, contable y financiero.

Toma medidas disciplinarias cuando es apropiado

Proporciona capacitaciones sobre recursos humanos y gestión financiera al personal de la misión MdM para aumentar su nivel de conocimientos y capacidades en planificación.

Apoyar a los gerentes de línea en el desarrollo de planes de acción individuales para el personal bajo su responsabilidad.

Asegura que se cree e implemente un plan de capacitación en la misión

Marco legal

En cuanto al cargo de MDM en el país, establecer todos los trámites que puedan ser requeridos por las autoridades locales, dentro de los tiempos permitidos.

Supervisa la elaboración de los distintos contratos (contratos de alquiler, prestadores de servicios …)

Controla la existencia, el seguimiento y el archivo de todos los documentos y contratos (contratos de alquiler, por ejemplo,…)

Trabajar con la sede y la coordinación general en todos los temas relacionados con los registros en el país.

Comunicación; Informes; Capitalización del conocimiento

Contribuye al informe de situación mensual

Participa en la reunión de base semanal; a las reuniones del equipo de coordinación.

Garantiza que se envíen a tiempo copias u originales de todos los documentos legales y contratos.

* Esta lista de actividades no es exhaustiva y puede cambiar según la situación.

CALIFICACIONES REQUERIDAS

Académico: Título o diploma universitario.

Idiomas: Inglés fluido hablado y escrito. Ruso y / o ucraniano serán un activo fuerte

Buen conocimiento del entorno de Windows (en particular Excel)

Conocimiento del software SAGA: fuerte activo

Conocimiento de las regulaciones de los donantes y las reglas de cumplimiento.

EXPERIENCIA

El candidato seleccionado debe tener al menos 3 años de experiencia en puestos con responsabilidades similares (mínimo 2 años como Coordinador de Finanzas, RH, Administración).

Experiencia en coordinación de equipos.

La experiencia en un país postsoviético es una ventaja.

La experiencia en contabilidad es una ventaja.

PERFIL DE COMPETENCIA

Alta capacidad organizativa y de adaptación a situaciones de postemergencia.

Profesionalidad.

Capacidad probada de liderazgo y gestión de equipos.

Habilidades de formación.

Capacidad de trabajo en equipo y networking.

Esmero y autosuficiencia en el trabajo.

Estricto cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos para el país y misión MdM

Identificación con las líneas de trabajo, valores y misión de Médicos del Mundo.

DISPONIBILIDAD

16 de noviembre de 2020-15 de noviembre de 2021

SALARIO

Tablas de sueldos de Médicos del Mundo

Competencias	Analizar y resolver problemas, Iniciativa y autonomía, Flexibilidad, Organización y planificación, Trabajo en equipo
Ubicacion	Ámbito nacional
Nivel	Empleado
Tipo de contrato	Jornada completa
Duración	De 6 meses a 1 año
Salario	Entre 24.001 y 30.000 € bruto / anual
Estudios mínimos	Diplomado
Experiencia mínima	Al menos 3 años