TÉCNICO/A DE APOYO ADMINISTRATIVO AL DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INTERNACIONALES

Fecha: 04/11/2020

Lugar: Madrid

Puesto: TÉCNICO/A DE APOYO ADMINISTRATIVO AL DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INTERNACIONALES

Convoca: Médicos del Mundo

Método de contacto:
http://ow.ly/oePM30rhjHT

MISIÓN 

Ejecutar las funciones y tareas administrativas que se le asignen en el departamento de Proyectos Internacional, siguiendo los principios establecidos por el departamento, la Organización y las reglas de los donantes. 

ORGANIGRAMA 

Dependencia directa del Responsable de Logística y Seguridad de Programas Internacionales 

FUNCIONES 

Realizar las gestiones administrativas relacionadas con la movilidad de las personas vinculadas al Departamento de Programas Internacionales: personas trabajadoras, voluntarias, del asociativo o externas a la Organización, que por un motivo deban desplazarse a alguno de los países donde esté trabajando MdM. 

Negociar acuerdos con proveedores de viajes (hoteles, compañías de transporte, etc.) para obtener las mejores tarifas y condiciones para MdM. 

Definir y asegurar el cumplimiento de la política de viajes para lograr una gestión adecuada, en términos de seguridad y costes para el Departamento de Programas Internacionales. 

Mantener actualizados y ordenados los archivos documentales y electrónicos pertinentes, en función de los criterios e instrucciones que se determinen.  

Servir de punto focal en los procesos de briefing y debriefing del personal expatriado. 

Apoyar y realizar la gestión administrativa de las fases o momentos que genera la movilidad las personas expatriadas:  

Desplazamientos a terreno  

Gestión de la documentación de viaje 

Gestión de la documentación de acceso y/o salida del país 

Gestiones de vuelos y alojamientos 

Acogida en briefings y debriefings en Sede Central 

En liquidaciones de gastos con Sede Central 

Elaborar, realizar el seguimiento, archivo y control de las oportunas gestiones administrativas referidas a la obtención de los visados y/o documentación que corresponda. 

Ejercer como punto focal con la agencia externa encargada de la compra de billetes y reserva de alojamientos. 

Actuar como interlocutor/a directo dando soporte administrativo al personal expatriado de la Organización, tanto en aspectos logísticos de su movilidad como referente acerca de sus dudas sobre aspectos administrativos de la Organización.   

Llevar a cabo la actualización de la información administrativa y logística referente al personal expatriado y del Departamento de Programas Internacionales. 

Recopilación de los justificantes documentales de viajes, alojamientos que procedan para seguimientos, auditorías o controles por parte de financieras y donantes. 

Realización de tareas administrativas administrativo-logísticas. 

Participar y formar parte de la Red Internacional. 

Participar en las Comunidades o Grupos Directivos de la Red Internacional cuando sea requerido por la persona responsable. 

FORMACIÓN REQUERIDA 

Académica: Formación profesional: rama de administración. 

Complementaria: Deseable formación en gestión de proyectos y en logística. 

REQUISITOS 

Idiomas: Alto nivel de inglés. Francés a nivel de conversación.  

Informática: Manejo del paquete Office, Internet y Correo electrónico.  

EXPERIENCIA  

Experiencia de al menos un año en un puesto similar, idealmente en un entorno internacional.  

PERFIL COMPETENCIAL 

Responsabilidad, confidencialidad, rigurosidad, orden, capacidad organizativa y de integración en un equipo de trabajo. Identificación y motivación por la misión y valores de MDM. 

RETRIBUCIÓN 

Tablas salariales de MdM 

CompetenciasIniciativa y autonomía, Flexibilidad, Organización y planificación, Comunicación interpersonal, Trabajo en equipo
NivelEmpleado
Tipo de contratoJornada completa
DuraciónIndefinido
SalarioEntre 24.001 y 30.000 € bruto/anual
Estudios mínimosDiplomado
Experiencia mínimaAl menos 1 año