TÉCNICO/A DE APOYO ADMINISTRATIVO AL DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INTERNACIONALES
Fecha: 04/11/2020
Lugar: Madrid
Puesto: TÉCNICO/A DE APOYO ADMINISTRATIVO AL DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INTERNACIONALES
Convoca: Médicos del Mundo
Método de contacto:
http://ow.ly/oePM30rhjHT
MISIÓN
Ejecutar las funciones y tareas administrativas que se le asignen en el departamento de Proyectos Internacional, siguiendo los principios establecidos por el departamento, la Organización y las reglas de los donantes.
ORGANIGRAMA
Dependencia directa del Responsable de Logística y Seguridad de Programas Internacionales
FUNCIONES
Realizar las gestiones administrativas relacionadas con la movilidad de las personas vinculadas al Departamento de Programas Internacionales: personas trabajadoras, voluntarias, del asociativo o externas a la Organización, que por un motivo deban desplazarse a alguno de los países donde esté trabajando MdM.
Negociar acuerdos con proveedores de viajes (hoteles, compañías de transporte, etc.) para obtener las mejores tarifas y condiciones para MdM.
Definir y asegurar el cumplimiento de la política de viajes para lograr una gestión adecuada, en términos de seguridad y costes para el Departamento de Programas Internacionales.
Mantener actualizados y ordenados los archivos documentales y electrónicos pertinentes, en función de los criterios e instrucciones que se determinen.
Servir de punto focal en los procesos de briefing y debriefing del personal expatriado.
Apoyar y realizar la gestión administrativa de las fases o momentos que genera la movilidad las personas expatriadas:
Desplazamientos a terreno
Gestión de la documentación de viaje
Gestión de la documentación de acceso y/o salida del país
Gestiones de vuelos y alojamientos
Acogida en briefings y debriefings en Sede Central
En liquidaciones de gastos con Sede Central
Elaborar, realizar el seguimiento, archivo y control de las oportunas gestiones administrativas referidas a la obtención de los visados y/o documentación que corresponda.
Ejercer como punto focal con la agencia externa encargada de la compra de billetes y reserva de alojamientos.
Actuar como interlocutor/a directo dando soporte administrativo al personal expatriado de la Organización, tanto en aspectos logísticos de su movilidad como referente acerca de sus dudas sobre aspectos administrativos de la Organización.
Llevar a cabo la actualización de la información administrativa y logística referente al personal expatriado y del Departamento de Programas Internacionales.
Recopilación de los justificantes documentales de viajes, alojamientos que procedan para seguimientos, auditorías o controles por parte de financieras y donantes.
Realización de tareas administrativas administrativo-logísticas.
Participar y formar parte de la Red Internacional.
Participar en las Comunidades o Grupos Directivos de la Red Internacional cuando sea requerido por la persona responsable.
FORMACIÓN REQUERIDA
Académica: Formación profesional: rama de administración.
Complementaria: Deseable formación en gestión de proyectos y en logística.
REQUISITOS
Idiomas: Alto nivel de inglés. Francés a nivel de conversación.
Informática: Manejo del paquete Office, Internet y Correo electrónico.
EXPERIENCIA
Experiencia de al menos un año en un puesto similar, idealmente en un entorno internacional.
PERFIL COMPETENCIAL
Responsabilidad, confidencialidad, rigurosidad, orden, capacidad organizativa y de integración en un equipo de trabajo. Identificación y motivación por la misión y valores de MDM.
RETRIBUCIÓN
Tablas salariales de MdM
Competencias | Iniciativa y autonomía, Flexibilidad, Organización y planificación, Comunicación interpersonal, Trabajo en equipo |
Nivel | Empleado |
Tipo de contrato | Jornada completa |
Duración | Indefinido |
Salario | Entre 24.001 y 30.000 € bruto/anual |
Estudios mínimos | Diplomado |
Experiencia mínima | Al menos 1 año |